A gestão financeira no varejo inclui um conjunto de medidas administrativas, como o fluxo de caixa. Quando realizadas da maneira correta e considerando todas as variáveis, trazem resultados incríveis para o negócio.

Esse acompanhamento, controle e planejamento dos processos de uma empresa servem para compreender a situação financeira, gerenciamento dos gastos e auxiliar na definição de futuros objetivos. 

O controle do fluxo de caixa é uma parte da gestão financeira e um dos passos fundamentais para que uma empresa tenha sucesso. Porém, nem todos os gestores sabem como fazer isso.

Você já enfrentou problemas por não fazer um controle de fluxo de caixa adequado?

A tecnologia, tão presente em todos os segmentos da nossa vida, também pode auxiliar nessa etapa. Existem softwares de gestão que unem todas as informações, ajudando o gestor com todas as métricas necessárias.

Pensando nisso, vamos te entregar neste texto, tudo o que você precisa saber para colocar em prática a gestão do fluxo de caixa em sua empresa, evitando custos desnecessários e planejando o crescimento de modo certeiro.

Confira:

O que é fluxo de caixa?

Para começar, vamos entender o que é o fluxo de caixa. 

Apesar de muitas pessoas pensarem que se trata apenas do dinheiro que entra e sai das contas da empresa, na verdade, o fluxo de caixa se refere ao momento em que ocorre essa movimentação.

Basicamente, realizar um fluxo de caixa da sua empresa requer identificação e documentação de todas as entradas e saídas de dinheiro.

Esse fluxo serve para avaliar a variação líquida no caixa da empresa em um período determinado, indicando se o caixa está positivo ou negativo. 

Ainda que um caixa positivo possa indicar lucro e o negativo passe a ideia de que a empresa está com prejuízos, não é desse modo que funciona. 

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O que acontece é que estes indicadores não estão diretamente relacionados, e mesmo que a empresa esteja com caixa de fluxo negativo, ela ainda pode ser lucrativa e vice-versa.

Entre muitas vantagens, a gestão de fluxo fornece informações suficientes para o gestor se preparar em caso de multas, juros e empréstimos. Claro, o objetivo é evitar que a empresa precise passar por essas situações.

Agora que você já sabe o que é o fluxo de caixa, vamos entender como aplicá-lo e começar a fazer a gestão do seu negócio.

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Como fazer a gestão do fluxo de caixa no varejo

Como fazemos essa gestão de fluxo de caixa por meio de papéis, planilhas, softwares ou outros meios?

Agora, você vai encontrar a resposta para todas essas perguntas e ainda vai descobrir como fazer uma gestão do fluxo de caixa para varejo de maneira saudável e eficaz, garantindo o sucesso do seu negócio.

Continue a leitura e entenda como fazer o fluxo de caixa no varejo:

Frequência de preenchimento do fluxo de caixa

Existem algumas maneiras para controlar o fluxo de caixa. Primeiro, devemos pensar na frequência que isso será realizado. Pode ser a cada 30 dias, semanal ou diariamente. 

No caso de você optar por avaliar o fluxo a cada 30 dias, terá uma visão mais ampla sobre o desempenho financeiro e pode entender a sazonalidade do mercado, em quais meses seus produtos ou serviços costumam ter melhor desempenho.

O ideal é que você associe as duas formas de controlar o fluxo de caixa, como diária e mensal. Juntas, elas ajudarão a entender melhor sobre a saúde financeira da empresa, além de fornecer análises mais completas.

Previsão de gastos e ganhos da empresa

No geral, essa é uma etapa fácil para analisar. Despesas fixas como salários, contas, aluguéis e outros gastos comuns são facilmente vistos em seu orçamento. Porém, a dificuldade aqui é encontrar os gastos e ganhos variáveis.

São eles que exigirão maior atenção e comunicação com todos os setores da empresa. Aqui, preocupe-se em ser detalhista para que o fluxo seja fiel à realidade da sua empresa, servindo como um panorama seguro para decisões estratégicas.

Após realizar a previsão de gastos e ganhos do seu varejo, devemos pensar em qual formato será mais prático e fácil de realizar estes controles.

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Formato do fluxo de caixa

A mais comum é o uso de planilhas, que podem até servir para controles diários, porém, para análises mais eficientes e práticas o ideal é utilizar um software de gestão que vai garantir a segurança e confiabilidade das suas métricas.

As empresas que contam com preenchimento manual dessas planilhas muitas vezes encontram dificuldades para serem certeiras. Afinal, são muitos dados para se ter atenção, o que pode resultar em inconsistências ou ausência de informações importantes.

Pensando em ter dados mais fidedignos em relação ao financeiro da empresa, vale a pena investir em um sistema ERP de gestão. Desse modo, os valores de entrada e saída são atualizados de modo mais prático e automático.

Preenchimento do fluxo de caixa

Escolhido o formato de controle, vamos começar a preencher a sua planilha ou software. O registro deve incluir todo o dinheiro que entra no caixa, independente da origem.

Ao preencher as saídas, deve-se incluir todas as contas, folha de funcionários, aluguel, gastos com compras, impostos e outros custos no geral. Dividir as saídas permite que você tenha um olhar mais abrangente e fique mais fácil analisar o que pode ser cortado ou diminuído.

É importante que você preencha com cada movimentação, por menor que pareça. Desse modo, seu controle será mais fiel e você terá uma visão completa sobre o seu negócio. Quanto mais detalhado for o seu registro, melhor.

Se para você o preenchimento por planilhas não funciona ou não é prático o suficiente para manter na sua rotina, o ideal é que você tenha um software de gestão financeira como seu aliado no controle de finanças da empresa.

Identificação de saldo diário no fluxo de caixa

Outro item importante é sempre realizar a soma das entradas e diminuir o total de valor das saídas diariamente. Desse modo, você evita esquecer detalhes e consegue registrar o saldo final do dia.

Por fim, o importante é estar atento às particularidades, ter organização e respeitar seu planejamento. Para ter resultados ainda mais efetivos com o seu controle é essencial que entenda o que está sendo feito e o porquê disso.

Agora que você já entendeu como fazer o seu fluxo de caixa, seja por planilhas ou softwares de gestão financeira, vamos conferir as principais dicas para fazer um controle de qualidade.

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Principais dicas para fazer uma gestão do fluxo de caixa com qualidade

Como você já sabe, é de extrema importância estabelecer um período para realização do fluxo de caixa.

Uma das etapas essenciais para manter essa organização é ser fiel ao período que você estabeleceu.

Para evitar esquecer de ganhos ou gastos variáveis, anote-os sempre que acontecerem, sem deixar para depois. Muitas vezes esses pequenos gastos podem formar uma “bola de neve”, fazendo com que você perca o rumo dos pagamentos.

Planejamento a curto e longo prazo é essencial para você medir os objetivos, inclusive para realizar comparações de cada mês e ao final do ano. A partir dessa média de fluxo de caixa, você consegue preparar as contas da empresa para possíveis emergências.

Compreender quais são seus produtos e serviços que mais vendem é importante para manter a rentabilidade do seu negócio.

Além de investir nos produtos de alta demanda, também é essencial reparar na melhor quantidade e quando será necessário fazer reposição. Por meio do fluxo de caixa você consegue preparar o financeiro da empresa para repor estes produtos sem gastos excessivos.

Como é seu relacionamento com fornecedores e clientes?

Desenvolver um relacionamento saudável e de confiança com fornecedores e clientes é garantia de fidelização e melhores negociações. Lembre-se que o objetivo é manter seu caixa positivo e gerar lucro, com bons relacionamentos você pode inclusive ter pagamentos antecipados.

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Os fornecedores são essenciais para manter seu negócio girando e, com boas relações, você pode aproveitar condições vantajosas de pagamento, além de prazos mais favoráveis. Por isso, é importante investir em todas as linhas de comunicação como o chat, as redes sociais e o atendimento online.

Além de tudo que comentamos até agora, você também pode se especializar e conhecer mais sobre a área financeira. São cursos online, pós-graduações e muitas outras formas de aprimoramento para gestores de empresas que querem inovar em seu negócio e vê-lo se desenvolver.

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Diferenças entre análise vertical e horizontal no fluxo de caixa

As análises vertical e horizontal são documentos compostos por todos os dados econômicos em determinado período. 

Esses dados servem como demonstrativos e concentram boa parte das informações importantes da empresa. Essencial para investidores e possíveis clientes que desejam conhecer sobre a evolução financeira do negócio.

Além de indicar estabilidade, os demonstrativos também atuam como indicadores do que deve ser melhorado e reavaliado para a saúde financeira da empresa.

Vamos começar com a análise horizontal. Com ela, podemos avaliar a evolução de uma categoria em um período determinado, com o objetivo de entender a evolução da empresa em diferentes momentos.

Um planejamento financeiro empresarial que inclua todas as informações necessárias é essencial para desenhar estratégias com base em dados reais.

A análise horizontal também funciona quando queremos comparar o serviço ou produto com o da concorrência, ou com empresas do mesmo setor de atuação.

Com a análise vertical, é um pouco diferente. O objetivo é relacionar categorias do mesmo fluxo de caixa no mesmo período, como resposta, teremos um direcionamento de quanto é necessário para o custo de investimento e de quanto vai para as despesas. 

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Por que utilizar um software para fluxo de caixa no varejo?

Por fim, você deve ter notado como é importante ter um fluxo de caixa funcionando adequadamente em sua empresa. Realizar controle completo das movimentações financeiras é um trabalho amplo e requer muita atenção.

Para facilitar a gestão financeira de modo completo, não apenas o fluxo de caixa, os gestores e empreendedores podem contar com um software de gestão que facilita os processos administrativos e financeiros. 

Com a Limber Software, você tem diversas vantagens como controle da movimentação bancária e de adiantamentos, emissão automática de boletos, controle de cheques emitidos ou recebidos e baixa de contas a pagar e receber.

Mas não só isso, com um software de gestão você não precisa mais se preocupar com planilhas confusas ou atrasos no desenvolvimento do seu negócio. As vendas e controle de estoque também fazem parte do sistema de gestão da Limber.

Agora que você já conhece tudo o que precisa para começar a aplicar o fluxo de caixa adequado em seu negócio, é hora de conhecer uma ferramenta que pode te ajudar com todo esse processo.

Peça a demonstração e veja as vantagens que o software certo pode trazer para a sua empresa!