Muitas empresas de pequeno e médio portes encontram o seu precoce fim devido a uma gestão financeira deficitária ou inexistente.

Isso é fruto de uma cultura que acredita que apenas grandes empresas devem manter um controle sobre questões administrativas, financeiras e fiscais do negócio.

Ter uma organização no setor financeiro não é necessário apenas para que a receita seja mais expressiva no fim de cada mês, mas se apresenta como uma necessidade para que o empreendimento continue ativo e competitivo no setor.

Pensando nisso, preparamos esse artigo que mostra os principais passos para implementar uma gestão financeira no varejo de forma eficiente, segura e prática. Continue sua leitura e confira:

Gestão financeira no Varejo: como definir o conceito?
Quais são as vantagens de uma gestão financeira no varejo eficiente?
Como a gestão funciona na prática?
Saúde financeira no Varejo: alguns cuidados

Gestão financeira no Varejo: como definir o conceito?

A gestão financeira pode ser definida como um conjunto de práticas que visa otimizar os processos administrativos e fiscais de um empreendimento.

Desse modo, toda e qualquer movimentação financeira será planejada, concretizada e registrada, em um controle operacional efetivo.

É válido pontuar que, quando falamos de movimentação financeira, conceitos como entradas e saídas (fluxo de caixa), provisões de gastos, incidência de tributação e investimentos devem vir à mente do empreendedor.

Nesse sentido, a gestão financeira é composta de quatro amplo setores, sendo eles:

• Controle de passivos: trata-se do controle de saídas de capital da empresa, como financiamentos e dívidas, preocupando-se com a redução de gastos e liquidez dos recursos;
• Controle de ativos: por sua vez, esse setor consiste na otimização dos bens e direitos de uma empresa ao explorar o seu potencial e capacidade para gerar lucro;
• Controladoria: esse setor atua para encontrar o equilíbrio entre contas a pagar e rentabilidade, se preocupando de assuntos como a análise de relatórios de performance, tesouraria e provisões fiscais;
• Planejamento financeiro: um segmento que deseja tornar o negócio mais lucrativo e se ocupa da realização de investimentos e projeção de receitas e dívidas.

Muitos empreendedores, especialmente aqueles que estão começando o seu negócio, não estão atentos a esses quatro indicadores e, na melhor das hipóteses, apenas fazem o controle de entradas e saídas.

Não é à toa que muitos negócios demoram para alavancar suas receitas ou acabam sendo mal-sucedidos depois dos primeiros anos de atividade.

O tabu de que apenas grandes empresas precisam contar com uma gestão financeira eficiente precisa ser desconstruído para os primeiros resultados aparecerem.

Aprenda mais sobre análise de dados na gestão financeira para mais controle no varejo lendo o artigo:

• 5 indicadores financeiros que sua empresa deve acompanhar

Quais são as vantagens de uma gestão financeira eficiente no varejo?

Além de propiciar o melhor funcionamento e crescimento do negócio, como o aumento de vendas e de lucros e a aplicação de investimentos inteligentes, a gestão aumenta o potencial das suas operações.

Isso é possível devido aos seguintes aspectos:

• O gestor tem pleno conhecimento da sua realidade financeira: quando não é feito um controle amplo das operações financeiras, ao prestar atenção apenas nas entradas e saídas diárias, por exemplo, o administrador não tem visão de qual é a sua realidade financeira e acaba contraindo dívidas ou fazendo investimentos que, mais tarde, se convertem em prejuízos. Com uma gestão financeira integrada e completa, isso não acontece;

• A empresa sempre vai estar preparada para o futuro: quem atua no segmento do varejo precisa se acostumar com o vai-e-vem do mercado e as crises financeiras. Não é possível prever os momentos de alta ou baixa na economia. Contudo, como o gestor tem controle do patrimônio da empresa por meio de um relatório com contas a pagar e a receber, ele consegue administrar os recursos em tempos de crise e estimular vendas em períodos de alto consumo;

• A precificação é competitiva e lucrativa ao mesmo tempo: outro fator que faz diferença no varejo é o preço dos produtos. Como a gestão financeira leva em consideração os custos brutos e operacionais, é possível definir um preço que seja atrativo ao mercado, sem nunca abrir mão do lucro ao vendê-lo;

• Consolidação de um nome sólido entre os concorrentes: quando um empreendimento tem uma relação saudável com os fornecedores, cumpre com suas obrigações financeiras e fiscais, tem uma cultura interna organizada, realiza investimentos constantes para a melhoria do negócio, é inegável que isso reflete na preferência dos clientes, trazendo mais vendas (e mais lucro) para a empresa. Todas essas vantagens, que são possíveis apenas com a implementação de uma gestão financeira completa, resultam no crescimento iminente da empresa.

Mais do que garantir o mínimo para sobreviver, seu empreendimento será capaz de gerar lucro, conquistar o seu lugar no mercado e, quem sabe, atrair a atenção de investidores que também acreditam no potencial do seu negócio.

Como a gestão funciona na prática?

Agora que você já sabe a teoria de como funciona a gestão no varejo e as razões pelas quais é urgente a sua implementação, é necessário analisar como tudo isso funciona na prática.

Primeiramente, como gestor, você deve se fazer algumas perguntas:

• Quais são meus custos mensais e variáveis?
• De onde vem a maior parte da minha receita?
• Como eu posso gerar mais receita?
• Minhas dívidas são de curto, médio ou longo prazo?
• Quais serão os meus próximos investimentos?
• Quantos clientes ativos e recorrentes eu possuo?
• Minha precificação está certa?

Tudo isso faz parte da gestão (controle de ativos e passivos, controladoria e planejamento financeiros).

Ao fazer essa reflexão inicial, já existe uma política de controle de capital e, a partir desses dados, a tomada de decisões acontece.

O segundo passo para uma gestão financeira eficiente é a elaboração de uma cultura de gastos, a qual deve ser responsabilidade de todos os funcionários e não apenas do gestor.

Já imaginou uma empresa onde apenas o responsável por ela se preocupa em desligar a energia quando equipamentos e salas são desocupadas? A economia não vai ser muito expressiva, certo?

Por isso, quando toda uma equipe está na mesma página, reduções significativas no orçamento conseguem ser feitas e esse capital não desperdiçado pode ser convertido em investimentos.

Depois da análise inicial e a implementação de uma cultura de gastos, chegou o momento do planejamento de orçamentos (custos de vendas ou para produção, gastos com equipe, gastos operacionais e direcionamento de investimentos).

Esse planejamento orçamentário irá ditar o destino da empresa nos próximos meses ou até anos. Por isso, deve ser um documento preciso e completo.

Tendo isso em mente, e considerando que a mente humana pode falhar em algum cálculo ou deixar de fora algum aspecto importante, conte com a tecnologia de um sistema de gestão para facilitar essa tarefa necessária.

Um software para gestão que conta com integração de processos e organização das informações pode, além de reduzir a margem de erro e evitar prejuízos, facilitar a vida da equipe de administração de uma empresa.

Um programa de gestão completo é capaz de fornecer:

• Dados sobre as vendas: relação das notas fiscais de vendas, relatório de controle de caixa, pedidos de venda, comissões e orçamentos;
• Dados financeiros e bancários: relatório com as contas a pagar e a receber, saldo e extrato, fluxo de caixa, emissão e envio de boletos;
• Dados sobre compras e estoque: pedidos de compras, nota fiscal de compras, controle e movimentação de estoque, emissão de etiquetas, notificação de estoque baixo e consulta de itens em estoque;
• Dados sobre o fluxo de caixa: caixa operador, configuração da impressão de comanda, formas de pagamento, vendas simplificadas, limite de crédito e nota fiscal.

É muita informação para controle manual, não é mesmo? Especialmente, quando o assunto é estoque, contar com a tecnologia é indispensável, uma vez que são nessas operações que o custo operacional é mais elevado.

Otimizar e automatizar esse setor pode mostrar um aumento considerável nas receitas, já no curtíssimo prazo, pois, com esses dados, o gestor consegue identificar os produtos com alta e baixa rotatividade.

Uma gestão financeira efetiva só é possível com dados completos, integrados e confiáveis. Por isso, não deixe de contar com um sistema de gestão para tornar o seu negócio ainda mais rentável.

Saúde financeira no Varejo: alguns cuidados

Como humanos, todos nós somos passíveis de cometer erros e falhar em algumas missões. O problema é não aprender com essas faltas ou repetir o equívoco.

Portanto, vamos analisar alguns erros comuns que acontecem no setor de varejo para tentar aprender com eles e não aplicá-los na prática:

• Não separar gastos pessoais com gastos da empresa: uma prática comum e que compromete o futuro do negócio. Saiba extrair do lucro a sua remuneração e jamais misture gastos empresariais com despesas pessoais;
  
• Não realizar o planejamento orçamentário: outra prática corriqueira que costuma levar várias empresas à falência. Qualquer gasto, projeto e investimento precisa ser cuidadosamente planejado e calculado;
• Não usar tecnologia na gestão: com a justificativa de querer economizar, vários administradores fazem os cálculos de cabeça, perdendo tempo que poderia ser direcionado ao planejamento e obtendo valores não totalmente precisos;
  
• Não fazer o registro das operações financeiras: algumas empresas acabam por não registrar todas as entradas e saídas, seja por descuido ou esquecimento, o que já compromete a gestão completa e integral do empreendimento. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar a automatizar esse registro.

Não fazer o controle do estoque e não dar importância ao fluxo de caixa são dois outros erros comuns que encurtam a vida útil de diversos negócios no varejo. Muitos gestores alegam que é difícil fazer esses controles sozinhos.

Realmente, os dados para tomar nota são complexos e em grande quantidade. Levando isso em consideração, um investimento em um sistema de gestão para varejo pode resolver essa situação adversa e ajudar em um controle financeiro completo.

Para isso, você pode contar com a Limber Software. Conheça todas as ferramentas disponíveis no sistema e descubra tudo o que essa solução pode fazer pelo sucesso do seu negócio.