Ao pesquisar, no dicionário, o significado da palavra “simples”, encontramos a seguinte definição: “o que não é múltiplo, duplo ou desdobrado em partes”.

Sendo assim, quando se fala em simplificar processos, o que está em discussão realmente é a redução de tarefas dobradas ou desnecessárias, de modo a aumentar a produtividade de forma exponencial, além de permitir que o foco fique apenas naquilo que é estritamente necessário.

Já que estamos falando sobre definições, é importante destacar um outro significado, dessa vez para a palavra “burocracia”: “um sistema encarado como estrutura ineficiente, inoperante e indiferente às necessidades das pessoas”.

Tendo as duas definições em mãos e traçando um paralelo entre ambas, é unânime defender que ninguém gosta de burocracia e que há uma necessidade concreta em tornar os processos mais simples, o que traz um melhor aproveitamento do trabalho feito pelos integrantes de uma empresa.

Diante da necessidade de tornar a empresa mais eficiente, preparamos esse artigo para explicar porquê simplificar processos e disponibilizar algumas técnicas para que seja possível reduzir a burocracia. 

Simplificar processos da empresa: estude seu cenário
Por que simplificar os processos da empresa?
Como simplificar os processos da empresa?
Vantagens que os processos simplificados podem trazer à empresa

Simplificar processos da empresa: estude seu cenário

Tornar simples os processos de uma empresa quer dizer deixá-la mais eficiente e aumentar a sua produtividade.

Muitos empreendedores costumam executar as suas funções sempre com muita complexidade, o que torna o crescimento do empreendimento mais lento do que o desejado.

Sabe como isso acontece? Quando se trabalha com longos e complexos processos, toda a empresa fica vulnerável aos erros e às repetições que costumam acontecer com essa prática.

Além de demorarem para serem executados, isso quer dizer que será preciso ainda mais tempo para corrigir os equívocos que ficaram para trás.

Percebe como isso acarreta a lentidão para o crescimento? Em adição, é válido destacar que o trabalho dos colaboradores é mais árduo, a gestão fica mais estressante, o rendimento de toda a equipe é comprometido e tudo isso resulta na perda de qualidade dos serviços e produtos da empresa.

Diante desse cenário pouco favorável, é inegável a necessidade em simplificar processos e executar tarefas com mais leveza, simplicidade e agilidade.

Para isso é preciso estudar a atual situação da sua empresa, identificando quais segmentos precisam ser melhorados. Reveja tudo e compare resultados para tomar a decisão certa. 

Conte também com sua equipe de colaboradores, afinal, como eles lidam com esses processos no dia a dia, podem ter ótimas ideias para implementar na sua empresa. 

Conversas e feedbacks devem fazer parte da sua rotina para que o método de simplificação de processos seja constante e muito mais efetivo! 

Por que simplificar os processos da empresa?

Como gestor, é preciso assegurar que todos os meios operacionais sejam executados com eficiência pelos colaboradores.

No entanto, quando não há uma cultura de descomplicar procedimentos na companhia, não só a execução do trabalho é mais tortuosa, quanto a própria fiscalização é comprometida pelo excesso de informações.

Tendo isso em vista, simplificar processos é uma necessidade de primeira instância em qualquer companhia para que toda a equipe consiga desempenhar suas funções com sucesso e sintonia.

Consequentemente, os colaboradores conseguirão aumentar a produtividade, potencializando a capacidade do negócio em gerar lucro. Para resumir, menos dor de cabeça e mais rentabilidade.

Além disso, simplificar processos traz outros benefícios, entre os quais, destacam-se:

• Simplificar significa reduzir custos: agilizar processos, por meio da automação deles, por exemplo,  pode cortar alguns custos operacionais, como taxas por atrasos e gastos desnecessários com operações improdutivas;
  
• Fornecer uma gestão mais confiável e menos vulnerável: o excesso de informações costuma ser acompanhado de erros, além de tomar tempo valioso do time de gestão, ou seja, simplificar significa ser capaz de fazer a gestão de modo mais eficiente;
  
• A escalabilidade é uma consequência direta da simplificação de processos: o objetivo de qualquer negócio é ser capaz de produzir mais, pelos mesmos custos, isto é, tornar a empresa escalável. Porém, se os processos operacionais aumentam com a produção de bens e serviços, a escalabilidade jamais será alcançada. Então, simplificar processos é indispensável para gestores que desejam alcançar esse nível de escalabilidade;
  
• Ajuda na união da equipe: um time organizado e que trabalha em harmonia consegue ser muito mais produtivo. Em uma empresa com processos burocratizados e complexos, essa união é difícil de ser estabelecida, já que a mesma atividade precisa ser feita e refeita por vários integrantes, deixando a rotina massiva e cansativa. O estresse aumenta, mas a produtividade diminui. Com processos otimizados, o caminho é inverso;
  
• É essencial para a qualidade da empresa: aqui, há um cenário conectado com a questão anterior, pois uma equipe cansada e desmotivada não é capaz de entregar bons produtos ou atendimento. Dessa maneira, simplificar os processos reflete na própria qualidade da companhia em si e como as pessoas são atendidas no estabelecimento.

Diante de tantos aspectos positivos e que podem acelerar o crescimento de uma empresa, entende-se que simplificar processos deve ser uma prioridade da gestão.

Contudo, ficar no campo teórico pode não ser o suficiente. É preciso agir para que a empresa gere bons resultados.

Dessa forma, siga a leitura para saber, na prática, como simplificar as tarefas operacionais da empresa.

Como simplificar os processos da empresa?

Para poder usufruir das vantagens que otimizar processos leva ao seu empreendimento, há algumas estratégias que você pode aplicar na prática:

• Faça um mapeamento de processos: quando se tem uma visão ampla e completa dos processos operacionais da empresa, é possível identificar os pontos que podem ser simplificados, bem como separar as tarefas urgentes daquelas que têm um prazo maior para serem executadas;
  
• Tenha visão total do fluxo de trabalho da equipe: delegue as funções para cada integrante da equipe, definindo responsabilidades e prazos específicos para cada um deles. Planejar é uma maneira de simplificar processos;
  
• Saiba qual é a situação atual da empresa: muitas vezes, empreendedores acabam se perdendo na gestão empresarial, devido aos processos complexos, e não sabem definir especificamente qual é a verdadeira situação dos negócios. Por isso, é importante separar um momento para analisar essa situação. Use a técnica SWOT para fazer esse levantamento (identifique as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do modelo de negócio);
  
• Melhore a comunicação interna: é muito comum erros acontecerem por falhas na comunicação, como um pedido mal interpretado ou alguém do time se expressar de forma confusa. Isso é normal, porém otimizar a comunicação interna é o segredo para que as tarefas sejam executadas de maneira correta, sem precisar de uma segunda tentativa. Uma comunicação eficiente evita atrasos em entregas, mal-entendidos com fornecedores, colegas e clientes e falhas em projetos, apenas para citar exemplos;
  
• Digitalize os processos operacionais: talvez a maneira mais efetiva para realmente otimizar as tarefas é por meio da tecnologia. Lidar com papelada é sinônimo de excesso de burocracia e fluxo de trabalho lento. Digitalizar documentos essenciais para a gestão agiliza inúmeras atividades do dia a dia, como a busca por documentos específicos. Além disso, por ser mais seguro, um sistema de computador impede que arquivos sejam perdidos ou danificados, um cenário comum em uma empresa que prefere ter a documentação em papel;
  
• Integre os processos: outra grande vantagem que a tecnologia torna possível é a integração de várias informações em um mesmo lugar. Lembra de como é importante ter uma visão panorâmica dos processos e acompanhar o fluxo de atividades? Com a integração de dados, é possível fazer essas duas tarefas, o que irá economizar muito tempo do time, além do resultado final ser muito mais coeso;
  
• Considere a terceirização de serviços: outra abordagem que costuma trazer resultados à empresa é a terceirização, que é contar com colaboradores independentes para executar algum serviço para a companhia. Saber delegar atividades e reconhecer que é mais produtivo contratar alguém para executar um serviço é uma forma de simplificar processos;
  
• Se livre daquilo que é improdutivo: toda empresa tem algumas políticas que não trazem resultados e o hábito de guardar arquivos desnecessários. Então, faça um levantamento dessas práticas e elimine-as para nunca mais perder tempo com burocracias. Ainda é importante não deixar velhos hábitos voltarem depois de algum tempo.

Todas essas atitudes resultam em uma empresa mais produtiva e em uma equipe organizada. As falhas serão reduzidas, o que elimina custos operacionais, consequentemente.

Vantagens que os processos simplificados podem trazer à empresa

Simplificar processos é útil e produtivo por inúmeras razões, sendo a redução de custos, otimização do tempo, redução de erros e aumento da qualidade do resultado final os mais expressivos.

Porém, as vantagens não se restringem apenas aos critérios acima. Entre outros benefícios, é relevante mencionar:

• o investimento adequado dos recursos financeiros e do tempo disponíveis;
• monitoramento e acompanhamento das tarefas mais assertivos;
• aumento de produtividade no setor administrativo;
• permite controle dos processos operacionais;
• facilita o engajamento dos colaboradores em suas tarefas;
• diminui o estresse no local de trabalho;
• oferece vantagem competitiva com as empresas do mesmo setor do mercado;
• torna possível identificar processos falhos para que sejam aprimorados e revistos.

Diante de evidentes vantagens, é um equívoco querer permanecer com processos burocráticos na empresa.

Sendo assim, comece a simplificar processos o mais rápido possível e conte com a tecnologia e a sua equipe para ajudar nessa mudança de mentalidade. Elimine a “burocracia” do seu dicionário e a substitua pela palavra “simplicidade”.

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